Política de Privacidad de Laboremia

Fecha de entrada en vigor: 1 de marzo de 2025

1. Introducción

Bienvenido a Laboremia. Esta Política de Privacidad explica cómo Laboremia Inc. ("nosotros", "nuestro" o "Laboremia") recopila, utiliza, comparte y protege la información en relación con nuestra plataforma de control de horas y software de gestión de personal (en adelante, la "Plataforma").

Esta política se aplica a dos tipos de usuarios:

Clientes: Las organizaciones (empresas, empleadores) que contratan nuestros servicios para gestionar a su personal.
Usuarios Finales: Los empleados o colaboradores de nuestros Clientes, cuyos datos son procesados a través de nuestra Plataforma.

En el contexto de la protección de datos, el Cliente (su empleador) es el Responsable del Tratamiento de los datos. Laboremia Inc. actúa como el Encargado del Tratamiento, procesando los datos en nombre y bajo las instrucciones del Cliente.

2. La Información que Recopilamos

Recopilamos diferentes tipos de información para proporcionar y mejorar nuestra Plataforma.

a) Información proporcionada por nuestros Clientes (el empleador):

Cuando un Cliente se registra en Laboremia y configura su cuenta, nos proporciona información sobre sus Usuarios Finales, que puede incluir:

Nombre completo del empleado.
Número de identificación o cédula.
Puesto o cargo laboral.
Departamento o área de trabajo.
Correo electrónico corporativo y/o personal.
Número de teléfono.
Salario o información de pago para cálculos de nómina.
Fecha de contratación.

b) Información recopilada directamente de los Usuarios Finales (el empleado):

Al utilizar la Plataforma, los Usuarios Finales generan y registran datos, tales como:

Datos de Control Horario: Registros de entrada y salida (fichajes), inicio y fin de pausas, y duración total de la jornada laboral.
Datos de Geolocalización: Si el Cliente activa esta función, podemos recopilar la ubicación geográfica del Usuario Final en el momento exacto del registro de entrada o salida para verificar el lugar de trabajo. El uso de esta función es determinado y gestionado por el Cliente.
Gestión de Proyectos y Tareas: Información sobre el tiempo dedicado a proyectos o tareas específicas.
Solicitudes y Ausencias: Solicitudes de vacaciones, permisos, bajas por enfermedad y otros tipos de ausencias.
Documentos: Documentos cargados a la plataforma, como certificados médicos o justificantes.
Comunicaciones: Mensajes o notificaciones enviadas a través de la Plataforma.

c) Información recopilada automáticamente:

Cuando usted interactúa con nuestra Plataforma, recopilamos automáticamente cierta información técnica:

Datos de Registro y Uso: Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, páginas visitadas, fechas y horas de acceso.
Cookies y Tecnologías Similares: Utilizamos cookies para mantener la sesión iniciada, recordar sus preferencias y entender cómo se utiliza la Plataforma. Para más detalles, consulte nuestra Política de Cookies.

3. Cómo Utilizamos la Información

Utilizamos la información recopilada con los siguientes propósitos:

Para prestar y mantener nuestros servicios: El propósito principal es permitir que los Clientes gestionen a su personal y que los Usuarios Finales registren su actividad laboral según las instrucciones del Cliente.
Para generar informes: Crear informes de asistencia, horas trabajadas, ausencias y productividad para el Cliente.
Para comunicación: Enviar notificaciones operativas (ej. recordatorios de fichaje, aprobación de vacaciones) a los Usuarios Finales, y comunicados sobre el servicio, soporte técnico y actualizaciones a los Clientes.
Para seguridad y soporte: Proteger la seguridad de nuestra Plataforma, prevenir fraudes y dar soporte técnico a nuestros usuarios.
Para cumplir con obligaciones legales: Cumplir con las leyes laborales y de otro tipo que exijan al Cliente mantener registros de la actividad de sus empleados.
Para mejorar la Plataforma: Analizar datos de uso de forma agregada y anónima para entender tendencias y mejorar la funcionalidad y experiencia de usuario.

4. Base Legal para el Tratamiento de Datos (Según Ley de Panamá)

Nuestra base legal para procesar datos personales es:

Ejecución de un contrato: Procesamos los datos para cumplir con el contrato de servicios que tenemos con nuestro Cliente.
Consentimiento: Aunque la base principal es contractual, para ciertas funciones específicas o comunicaciones de marketing, podríamos solicitar su consentimiento.
Cumplimiento de una obligación legal: Tanto nosotros como nuestros Clientes podemos tener la obligación legal de procesar ciertos datos (ej. leyes laborales).
Interés legítimo: Procesamos datos por interés legítimo para mejorar y asegurar nuestra Plataforma, siempre que no prevalezcan sobre sus derechos y libertades fundamentales.

5. Cómo Compartimos la Información

No vendemos ni alquilamos su información personal. Podemos compartirla en las siguientes circunstancias:

Con el Cliente (su empleador): Toda la información generada por un Usuario Final es accesible por el Cliente que lo ha registrado en la Plataforma.
Con Proveedores de Servicios de Terceros: Utilizamos proveedores que nos ayudan a operar, como servicios de alojamiento en la nube (ej. Amazon Web Services, Google Cloud), herramientas de análisis y servicios de comunicación. Estos proveedores solo tienen acceso a la información necesaria para realizar sus tareas y están obligados contractualmente a protegerla.
Por Requisitos Legales: Podemos divulgar su información si creemos de buena fe que es necesario para cumplir con una ley, regulación, proceso legal o solicitud gubernamental.
Transferencia de Negocio: En caso de una fusión, adquisición o venta de activos de Laboremia Inc., la información personal podría ser uno de los activos transferidos.

6. Seguridad de los Datos

Implementamos medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas razonables para proteger su información contra el acceso no autorizado, la alteración, la divulgación o la destrucción. Estas medidas incluyen encriptación de datos, controles de acceso estrictos y auditorías de seguridad periódicas. Sin embargo, ningún sistema es 100% seguro.

7. Retención de Datos

Retenemos la información personal mientras la cuenta del Cliente permanezca activa y según sea necesario para prestar nuestros servicios. Una vez que un Cliente finaliza su contrato, sus datos serán eliminados de acuerdo con nuestros procedimientos internos y las obligaciones legales, generalmente tras un período de gracia para permitir la recuperación de datos.

8. Sus Derechos como Usuario Final

Como Usuario Final, usted tiene derechos sobre sus datos personales. Dado que su empleador (nuestro Cliente) es el Responsable del Tratamiento, las solicitudes para ejercer sus derechos deben dirigirse principalmente a su empleador. Nosotros asistiremos a nuestro Cliente para responder a su solicitud de manera oportuna.

Sus derechos incluyen:

Acceso: Solicitar una copia de los datos personales que se tienen sobre usted.
Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
Cancelación: Solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recopilados.
Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos en ciertas circunstancias.
Portabilidad: Solicitar que sus datos se transfieran a otro responsable.

9. Transferencias Internacionales de Datos

Laboremia Inc. tiene su sede en Panamá, pero utilizamos proveedores de servicios globales. Esto significa que su información puede ser transferida y procesada en servidores ubicados fuera de su país de residencia (ej. Estados Unidos). Nos aseguramos de que estas transferencias se realicen cumpliendo con la legislación aplicable y garantizando un nivel adecuado de protección de datos.

10. Privacidad de Menores de Edad

Nuestra Plataforma no está dirigida a personas menores de 18 años. No recopilamos intencionadamente información de menores de edad. Si un Cliente proporciona datos de un menor (ej. un aprendiz legal), es responsabilidad del Cliente obtener el consentimiento parental o del tutor correspondiente.

11. Cambios a esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta Política de Privacidad ocasionalmente. Le notificaremos sobre cualquier cambio material publicando la nueva política en esta página y, si los cambios son significativos, a través de un aviso en la Plataforma o por correo electrónico. Le recomendamos revisar esta política periódicamente.

12. Contacto

Si tiene preguntas sobre esta Política de Privacidad o las prácticas de Laboremia, por favor, póngase en contacto con nosotros. Si es un Usuario Final, le recomendamos contactar primero a su empleador.

Laboremia Inc.
Correo electrónico para asuntos de privacidad: privacidad@laboremia.com